El fraude de facturas consiste en engañar a una organización para que pague una factura falsa, inflada o duplicada; con el auge de las transacciones digitales y la automatización contable, las oportunidades para cometer este tipo de fraude se han multiplicado.
Tácticas comunes de fraude Los estafadores aprovechan debilidades en los procesos de pago. Estas son las formas más habituales:
Facturas falsas: Documentos que simulan provenir de proveedores legítimos, pero en realidad provienen de empresas ficticias.
Phishing: Mensajes solicitando un pago urgente suplantando a directivos o proveedores.
Sobrefacturación (“bill padding”): Un proveedor manipula conceptos, cantidades, precios unitarios o montos totales para inflar los pagos.
Facturas duplicadas: Se reenvían facturas ya pagadas con ligeras variaciones en campos como la fecha, para que vuelva a pagarse.
Pasos ante una factura sospechosa Ante la sospecha de fraude, se recomienda aplicar el método SIT DOWN, una guía práctica para frenar pagos indebidos:
Stop (detener): Detener de inmediato el trámite de pago.
Inspect (inspeccionar): Revisar los datos de la factura y compararlos con versiones anteriores.
Test (validar con otros documentos): Comparar la factura con la orden de compra y el documento de recepción (comparación triple).
Detect (buscar errores): Identificar errores evidentes en nombres, gramática, formato o cifras.
Obtain (verificar con el proveedor): Si aún hay dudas, contactar al proveedor a través de canales formales.
Watch (estar alerta por duplicados): Verificar si la factura ya fue recibida o pagada anteriormente, comprobando el número de factura y datos del proveedor.
Notify (informar a las autoridades): Reportar correos o facturas sospechosas al área de TI y al supervisor correspondiente.
Prevención de facturas fraudulentas Las estrategias más eficaces combinan distintas medidas organizativas, tecnológicas y humanas para reducir el riesgo de fraude:
Controles internos sólidos: Separación de funciones, revisiones cruzadas, validación por varias personas y jerarquías claras de aprobación documental.
Automatización y seguridad informática: Uso de software especializado, contraseñas seguras, autenticación multifactor y auditorías periódicas del entorno tecnológico.
Capacitación del personal: Formación continua en detección de fraudes, prevención del phishing y uso seguro de sistemas contables.
Auditorías periódicas: Evaluaciones regulares para identificar fallos en procesos internos, sistemas contables o seguridad digital de la empresa.
El fraude de facturas puede derivar en pérdidas significativas y daño reputacional. No obstante, con sistemas robustos, controles bien definidos y empleados capacitados, es posible minimizar el riesgo y proteger la integridad financiera de la empresa.
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